Oikeus saada tutustua tietoihin
- Asiasanat
- tarkastusoikeus, tietojen luovuttaminen, sähköpostiviesti
- Tapausvuosi
- 2025
- Antopäivä
- Diaarinumero
- TSV/304/2021, 10134/152/21
- Säädösperusta
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen päätös
Apulaistietosuojavaltuutetun päätös
Asia
Oikeus saada tutustua tietoihin
Rekisterinpitäjä
Lakiasiaintoimisto
Rekisteröidyn vaatimukset perusteluineen
Rekisteröity on 7.12.2021 saattanut tietosuojavaltuutetun toimistossa vireille tietoihin tutustumista koskevan asian. Rekisteröity on kertonut pyytäneensä vuonna 2021 rekisterinpitäjältä kaikkia itseään koskevia tietoja ja dokumentteja. Rekisteröity ei kuitenkaan ole saanut rekisterinpitäjältä kaikkia häntä koskevia tietoja. Puuttuviin tietoihin sisältyy ainakin sähköpostiviestejä ja muistiinpanoja. Rekisteröidyn mukaan rekisterinpitäjä on myöntänyt näiden tietojen olemassaolon, mutta kieltäytynyt toimittamasta niitä hänelle. Rekisteröity on myös epäillyt, että rekisterinpitäjä on saattanut poistaa tietoja ennen niiden toimittamista.
Rekisterinpitäjältä saatu selvitys
Tietosuojavaltuutetun toimisto on 14.3.2021 ja 21.4.2023 pyytänyt asiassa selvitystä rekisterinpitäjältä. Rekisterinpitäjä on 27.3.2023 ja 15.5.2023 antanut asiassa kirjallisen selvityksen.
Rekisteröidyn tekemän tietoihin tutustumista koskevan pyynnön taustalla on rekisteröidyn ja tämän työnantajan riita-asiaa koskeva toimeksianto, joka on alkanut 4.12.2018 ja päättynyt 22.5.2019.
Rekisterinpitäjäyhtiön lakipalvelut lopetettiin, kun sen palveluksessa olleet henkilöt perustivat yhteisen yrityksen, joka aloitti toimintansa 10.6.2019. Aiempi lakipalveluita tarjonnut yritys on muodollisesti edelleen olemassa, mutta yritys ei enää harjoita lakipalvelutoimintaa.
Lakiasiaintoimiston verkkopalvelu lakkautettiin hosting-palvelussa 17.1.2020. Siinä yhteydessä kaikki palveluun liittyvät kotisivut, sähköpostit ja muut tiedostot poistettiin. Vain keskeneräisten toimeksiantojen aineistot siirrettiin uudelle yritykselle. Tässä yhteydessä poistettiin myös kaikki rekisteröidyn jo silloin päättyneeseen toimeksiantoon liittyvä materiaali ja toisen yrityksen palveluksessa olleen henkilön sähköpostilaatikossa olleet sähköpostit.
Rekisteröity lähetti 24.11.2021 eli noin 2,5 vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen rekisterinpitäjälle pyynnön saada jäljennökset kaikesta toimeksiantoon liittyvästä materiaalista. Rekisterinpitäjä vastasi pyyntöön 1.12.2021 ja toimitti rekisteröidylle kaiken sen hallussa olevan toimeksiantoon liittyvän aineiston. Ainoa tallessa oleva aineisto oli rekisterinpitäjän palveluksessa olleen henkilön henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa oleva aineisto, jossa oli tallessa viestejä, joita rekisteröity oli toimeksiannon aikana lähettänyt sinne.
Rekisteröity pyysi rekisterinpitäjältä myös sähköpostiviestejä, jotka rekisterinpitäjä oli lähettänyt rekisteröidyn työnantajalle. Koska rekisteröidyn työnantaja oli asian toinen toimeksiantaja, rekisterinpitäjällä oli salassapitovelvollisuus tätä kohtaan. Koska pääsyn antaminen rekisterinpitäjän ja toisen toimeksiantajan välisiin luottamuksellisiin sähköpostiviesteihin olisi saattanut loukata tämän oikeuksia, rekisterinpitäjä pyysi rekisteröityä hankkimaan ensin kirjallisen luvan toiselta toimeksiantajalta sähköpostiviestien luovuttamiseen. Rekisterinpitäjä luovutti kuitenkin sähköpostiviesteissä olleet liitetiedostot, koska niissä ei ollut sellaista luottamuksellista tietoa, jota rekisteröity ei olisi saanut jo toimeksiannon aikana.
Muita rekisteröidyn pyytämiä tietoja rekisterinpitäjä ei voinut luovuttaa rekisteröidylle, koska tietoja ei ollut enää tallessa 2,5 vuotta toimeksiannon päättymisen ja yrityksen toiminnan lopettamisen jälkeen.
Rekisteröidyn vastine
Rekisteröity on 12.4.2023 antamassaan vastineessa katsonut, että rekisterinpitäjä ei ole toimittanut hänelle kaikkia hänen pyytämiään tietoja, joita rekisterinpitäjällä on hallussaan.
Rekisteröidyn mukaan rekisterinpitäjä on esittänyt ristiriitaisia väitteitä tietojen toimittamisesta. Ensin rekisterinpitäjä on esittänyt, että toimeksiannon aikana tietoja ei annettu rekisteröidylle, koska tiedot olivat digitaalisessa muodossa. Myöhemmin rekisterinpitäjä on sen sijaan esittänyt, että kaikki tiedot olisi jo toimitettu.
Rekisteröidyn mukaan rekisterinpitäjä käyttää edelleen aktiivisesti samaa sähköpostiosoitetta, joka oli käytössä myös toimeksiannon aikana. Lisäksi rekisterinpitäjän palveluksessa ollut henkilö harjoittaa edelleen ammattiaan. Tämän perusteella on rekisteröidyn mukaan oletettavaa, että pyydetyt tiedot ovat edelleen jossakin tallessa.
Sovellettava lainsäädäntö
Yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa säädetään rekisteröidyn oikeudesta saada tutustua tietoihin. Artiklan 1 kohdan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada tutustua henkilötietoihin sekä artiklassa erikseen luetellut tiedot. Artiklan 3 kohdan mukaan rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Artiklan 4 kohdan mukaan oikeus saada 3 kohdassa tarkoitettu jäljennös ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Oikeudellinen kysymys
Asiassa on ratkaistava:
1) onko rekisterinpitäjällä ollut yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohdan mukainen peruste kieltäytyä luovuttamasta rekisteröidylle tämän pyytämiä rekisterinpitäjän ja kolmannen välisiä sähköpostiviestejä;
2) onko rekisterinpitäjä toteuttanut rekisteröidyn pyynnön saada tutustua tietoihin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
Apulaistietosuojavaltuutetun päätös ja perustelut
Päätös
Rekisterinpitäjällä on ollut yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohdan mukainen peruste kieltäytyä luovuttamasta rekisteröidylle tämän pyytämiä rekisterinpitäjän ja kolmannen välisiä sähköpostiviestejä.
Rekisterinpitäjä on toteuttanut rekisteröidyn pyynnön saada tutustua tietoihin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
Perustelut
Asiassa saadun selvityksen perusteella rekisteröity on 24.11.2021 esittänyt rekisterinpitäjälle sähköpostitse pyynnön saada tutustua omiin tietoihinsa. Rekisterinpitäjä on 1.12.2021 vastannut rekisteröidyn pyyntöön. Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän näkemykset eroavat sen osalta, onko rekisterinpitäjä toteuttanut rekisteröidyn pyyntöä kokonaisuudessaan.
Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että asiassa saadun selvityksen perusteella on tullut selvitetyksi, että rekisterinpitäjällä ei ole enää hallussaan kaikkia rekisteröidyn pyytämiä tietoja. Rekisterinpitäjän harjoittama lakipalvelutoiminta on lopetettu alkuvuodesta 2020. Rekisterinpitäjä on tuolloin poistanut suuren osan rekisteröidyn jo silloin päättyneeseen toimeksiantoon liittyvästä materiaalista. Rekisterinpitäjä on toimittanut rekisteröidylle kaiken materiaalin, jota sillä on ollut tallessa rekisterinpitäjän palveluksessa olleen henkilön henkilökohtaisessa sähköpostilaatikossa, lukuun ottamatta rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn entisen työnantajan välisiä sähköpostiviestejä. Apulaistietosuojavaltuutettu toteaa, että sillä ei ole aihetta epäillä, että rekisterinpitäjä olisi jättänyt joitakin muita rekisteröidyn pyytämiä tietoja luovuttamatta. Se seikka, että rekisterinpitäjän palveluksessa ollut henkilö käyttää edelleen samaa henkilökohtaista sähköpostiosoitettaan ja harjoittaa ammattiaan, ei automaattisesti tarkoita sitä, että rekisterinpitäjällä olisi halussaan vielä joitakin muita tietoja, joita se ei ole luovuttanut rekisteröidylle. Apulaistietosuojavaltuutettu ei voi myöskään määrätä rekisterinpitäjää luovuttamaan rekisteröidylle sellaisia tietoja, joita rekisterinpitäjällä ei enää ole hallussaan.
Rekisteröidyn pyytämien sähköpostiviestien osalta apulaistietosuojavaltuutettu toteaa, että viestinnän luottamuksellisuus on perustuslaissa turvattu perusoikeus. Perustuslain 10 §:n 2 momentin mukaan kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton. Yksityiselämän suojaa koskevan EU:n perusoikeuskirjan 7 artiklan mukaan jokaisella on oikeus siihen, että hänen yksityis- ja perhe-elämäänsä, kotiaan sekä viestejään kunnioitetaan. Lisäksi EU:n perusoikeuskirjan 8 artiklan 1 kohdan mukaan jokaisella on oikeus henkilötietojensa suojaan. Euroopan tietosuojaneuvoston ohjeen mukaan viestinnän luottamuksellisuus tulee ottaa huomioon yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohdan mukaisten rajoitusten soveltamisessa esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihdon osalta (Ks. Euroopan tietosuojaneuvosto: Ohjeet 1/2022 rekisteröityjen oikeuksista – oikeus tutustua tietoihin, versio 2.1, hyväksytty 28.3.2023, s. 55, kohta 170).
Myös Euroopan ihmisoikeussopimuksen 8 artikla turvaa jokaisen oikeutta nauttia kirjeenvaihtoonsa kohdistuvaa kunnioitusta. Euroopan ihmisoikeustuomioistuimen oikeuskäytännön perusteella kirjeenvaihdon käsite on ymmärrettävä laajasti, ja se kattaa myös sähköpostiviestit (Ks. esim. Euroopan ihmisoikeustuomioistuin Copland v. the United Kingdom, 3.4.2007, kohta 41). Euroopan ihmisoikeustuomioistuin on oikeuskäytännössään todennut, että asianajajan ja hänen asiakkaansa välinen kirjeenvaihto nauttii erityistä suojaa luottamuksellisuuden osalta. Ammattisalaisuus on asianajajan ja asiakkaan välisen luottamussuhteen perusta, ja asianajajilla on demokraattisessa yhteiskunnassa perustavanlaatuinen tehtävä oikeudenkäynnin osapuolten puolustajina (Ks. esim. Euroopan ihmisoikeustuomioistuin Michaud v. France, 6.12.2012, kohta 117–119). Asianajajan ammattisalaisuuteen kohdistuvat loukkaukset voivat vaikuttaa oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin toteutumiseen (Ks. esim. Euroopan ihmisoikeustuomioistuin Niemietz v. Germany, 16.12.1992, kohta 37).
Käsillä olevassa asiassa rekisteröity on pyytänyt lakiasiaintoimistona toiminutta rekisterinpitäjää luovuttamaan hänelle rekisterinpitäjän ja hänen entisen työnantajansa välisiä sähköpostiviestejä, jotka koskevat rekisteröidyn mukaan myös häneen liittyvää toimeksiantoa ja siten hänen tietojaan. Rekisterinpitäjä on kieltäytynyt luovuttamasta sähköpostiviestejä rekisteröidylle, koska kyse on rekisterinpitäjän ja asian toisen toimeksiantajan välisestä viestinnästä, ja rekisterinpitäjällä on salassapitovelvollisuus tätä toimeksiantajaa kohtaan. Rekisterinpitäjän mukaan pääsyn antaminen rekisterinpitäjän ja toisen toimeksiantajan välisiin luottamuksellisiin sähköpostiviesteihin olisi saattanut loukata tämän oikeuksia.
Apulaistietosuojavaltuutettu toteaa, että vaikka sähköpostiviesteihin voi sisältyä myös rekisteröityä koskevia tietoja, asian arvioinnissa on otettava huomioon viestinnän luottamuksellisuus, joka on rekisterinpitäjän ja toisen toimeksiantajan oikeuksia turvaava perusoikeus. Lisäksi on otettava huomioon se, että pyydetyissä sähköpostiviesteissä on kyse lakiasiaintoimiston ja tämän asiakkaan väliseen toimeksiantoon liittyvistä viesteistä. Lakiasiaintoimiston ja asiakkaan välinen viestintä nauttii edellä kuvatusti Euroopan ihmisoikeustuomioistuimen oikeuskäytännön perusteella erityistä suojaa viestinnän luottamuksellisuuden osalta.
Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjällä on ollut yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohdan mukainen peruste kieltäytyä luovuttamasta rekisteröidylle tämän pyytämiä sähköpostiviestejä. Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjä on toteuttanut rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisen pyynnön saada tutustua tietoihin.
Päätös ei ole lainvoimainen.